Operation
運用方法
導入してから、日々の運用に乗るまでの流れをご紹介します。
設定で管理項目を決める
SwiftOneはそのままでもお使いいただけますが、まずは貴社の運用に合わせて管理項目を整えるところから始まります。標準のタブ（TODOや検討事項）に加えて、任意のタブと中の内容を自由に追加できるので、各PJに必要な管理項目をそのままご用意いただけます。 実際に運用していく顧客と一緒にご決定ください。
各社の規定に合わせたドキュメント保管
ファイルの実体はSwiftOneのサーバーに置かず、SharePoint Online・Google Drive・Boxから貴社がすでにお使いの環境にそのまま保管する設定が可能です。
録画の自動取込
Zoom・Teams・Google Meetを連携し、会議が終わり次第録画を手動アップロードなしで自動的にSwiftOneへ取り込む設定が可能です。
（任意）ドキュメントを取り込む
すでにお使いのWord・Excelなどのファイルがあれば、そのままアップロードが可能です。ゼロから作り直す必要はありません。 また、SwiftOneのテキストエディタ形式への変換取込も可能です。AIによる提案の精度が上がるうえ、提案を承認すればAIがそのままドキュメントを修正できるようになるため、変換取込を推奨しています。
会議を録音・アップロードする
あとは、いつも通り会議をするだけです。録音ファイルを手動でアップロードするか、Step1で連携したZoom・Teamsであれば自動で取り込まれます。
AIが新規登録を提案する（はじめての1回）
アップロードが完了すると、AIが内容を読み取り、Step1で選んだタブ・項目に沿って新規登録の提案を作成します。議事録はもちろん、課題やTODO、スケジュールの登録提案まで一度にまとまって上がってきます。 提案はいったん「保留」として並び、内容を確認したうえで「適用」するかどうかを人が判断します。（この保留承認のステップは設定でOFFにもでき、OFFにすればAIの提案をそのまま自動で反映することもできます。）ドキュメントの修正提案も、同じ流れで確認できます。
日々の運用に乗せる（WBSも含めて）
ここから先は、WBSやスケジュールなども含めた日々の運用です。ご契約プランに応じて、AI権限を持つメンバーは各機能の画面からAIに自然言語で直接指示を出すこともできます。 ここも、SwiftOneに任せきりにする部分ではなく、貴社と私たちが一緒に運用を育てていくフェーズだと考えています。
次の会議後、また議事録をアップロード
次の打ち合わせが終わったら、また同じように録音をアップロードするだけです。AIが差分を提案し、確認して反映する——この繰り返しで、プロジェクトの情報は常に最新の状態に保たれていきます。